Guide d’utilisation
Pour accéder à Bénévalibre, il est indispensable d’avoir un compte utilisateur. Si vous n’en avez pas, vous pouvez en créer un en suivant le lien Créer mon compte… sur la page de connexion. Un courriel vous sera envoyé à l’adresse indiquée et contiendra un lien nécessaire à l’activation de votre compte.
Si vous avez oublié votre mot de passe, il est possible d’en définir un nouveau. Pour cela, lorsque vous êtes sur la page de connexion, cliquez sur le lien Mot de passe oublié ?. Votre adresse mail vous sera demandée, entrez celle qui est définie pour votre compte utilisateur. Si celle-ci est correcte, vous recevrez alors un courriel vous expliquant la procédure à suivre pour définir votre nouveau mot de passe.
Une fois connecté⋅e
Tableau de bord
Votre tableau de bord liste toutes les associations dont vous êtes membre. Par chaque, vous trouverez un récapitulatif de vos actions de bénévolat saisie ainsi qu’un accès rapide pour en ajouter. En fonction du rôle que vous avez au sein de celle-ci, vous pouvez aussi trouver un aperçu de toutes les actions de bénévolat et des membres. Dans ce cas, vous serez informé⋅es si une action ou un membre est en attente de validation.
Gérer mon compte
L’accès à la gestion de son compte se fait depuis « Mon compte » dans le menu utilisateur⋅rice en haut à droite.
Les informations requises sont : une adresse mail valide, qui sera utilisée pour l’authentification et pour les notifications, ainsi qu’un des trois éléments suivants : nom, prénom ou pseudonyme. Vous pouvez également ajouter un avatar à votre compte.
Ces informations sont visibles par les responsables des associations dont vous êtes membre. Hormis l’adresse mail, elles peuvent aussi être visibles par les autres membres en fonction de la configuration de l’association.
Note
Ces éléments d’identité seront a priori les seuls par lesquels vous vous rendrez reconnaissable au sein de l’application. Veillez à être suffisamment précis pour rester reconnaissable par les personnes avec lesquelles vous travaillerez.### Tableau de bord
Mes actions de bénévolat
Une fois membre d’une association, les actions de bénévolat sont le cœur de Bénévalibre. C’est ce qui sera comptabilisé à la fin par les associations. Une action de bénévolat est attachée à une association et définie par un titre, une date, une catégorie et une durée. Il est aussi possible de l’associer à un membre, de lui définir une date de fin si elle se déroule sur plusieurs jours, ainsi qu’une distance et une description.
Vous pouvez retrouver toutes vos actions de bénévolat depuis « Mes bénévolats » dans le menu utilisateur⋅rice en haut à droite. Vous arriverez sur la liste de vos actions, avec différents filtres, comme l’association si vous êtes membres de plusieurs. Vous pourrez aussi en ajouter de nouvelles, et éventuellement modifier et supprimer celles existantes.
Les associations
Une association est définie par :
- un nom (qui doit être unique) ;
- une description ;
- un logo ;
- l’adresse du site web ;
- un champ d’activité.
Elle peut être « cachée » : elle n’apparaîtra alors pas dans la liste des associations, il faudra connaître son URL pour y avoir accès.
L’inscription de ses membres peut être modérée. Dans ce cas, une validation par un ou une responsable de l’association (ou un membre avec un rôle permettant la gestion des membres) est requise pour que ce membre en fasse partie.
La saisie de ses actions de bénévolat peut être modérée. Dans ce cas, une validation par un ou une responsable de l’association (ou un membre avec un rôle permettant la gestion des actions de bénévolat) est requise pour que cette action soit comptabilisée.
Rejoindre une association
Vous pouvez parcourir la liste des associations depuis le menu principal, ou rechercher une association depuis cette même page. En cliquant sur une association, vous accéderez à ses détails. Sur cette page, vous pourrez alors demander à rejoindre l’association en cliquant sur le bouton.
Vous deviendrez ainsi membre de l’association. Celle-ci apparaîtra dans votre tableau de bord et vous pourrez saisir des actions de bénévolat pour celle-ci. Dans le cas où l’association modère l’inscription de ses membres, les responsables seront informé⋅es de votre demande qui nécessitera d’être validée.
Ajouter une association
Si votre association n’existe pas encore sur une instance, vous avez la possibilité de la créer. À noter qu’en fonction des instances, une validation peut être nécessaire par les administrateur⋅rices avant que votre association ne soit disponible.
Dans tous les cas :
- les rôles par défaut sont créés et attachés à l’association ;
- les catégories de bénévolat par défaut sont créées et attachées à l’association ;
- les niveaux de bénévolat par défaut sont créées et attachées à l’association ;
- l’utilisateur⋅rice à l’origine de la création de l’association devient responsable de l’association.
Gérer une association
Le rôle par lequel vous êtes membre d’une association peut vous donner accès à différentes parties de sa gestion.
Membres
Une personne est membre d’une association par le biais d’un rôle, qui lui donne différentes permissions.
Cette partie vous permet de lister les membres actuels, modifier leur rôle, ou les retirer de l’association. Dans le cas où l’inscription d’un membre est modérée, c’est aussi là que vous pourrez valider ou non la demande. À noter qu’un courriel sera envoyé au membre une fois sa demande validée.
Membres anonymes
Vous pouvez créer des accès temporaires et dissociés d’un compte afin de créer des actions de bénévolat. C’est ce qui est appelé un membre anonyme, dont l’accès se fait par une URL.
Cette partie vous permet de les lister, ajouter, modifier et supprimer un membre anonyme.
Actions de bénévolat
Cette partie vous permet de les lister, en proposant plusieurs filtres, comme la date pour ne sortir qu’une année par exemple. Ces données, éventuellement filtrées, peuvent être téléchargées dans différents format en fonction de votre usage. Nous vous recommandons le format CSV et la suite libre et gratuite LibreOffice.
Elle vous permet aussi d’ajouter, modifier et supprimer une action de bénévolat. Dans le cas où la saisie d’une action est modérée, c’est aussi là que vous pourrez la valider ou non. À noter qu’un courriel sera envoyé au membre une fois sa saisie validée.
Catégories de bénévolat
Les catégories de bénévolat servent à qualifier les actions. Vous pouvez personnaliser ces catégories pour votre association en fonction de vos besoins. Chaque catégorie est néanmoins à rattacher à une catégorie de bénévolat par défaut afin de garder une base commune sur l’instance.
Cette partie vous permet de les lister, ajouter, modifier et supprimer une catégorie.
Niveaux de bénévolat
Les niveaux de bénévolat permettent de caractériser si besoin le niveau d’expertise qu’une action mobilise. La sélection d’un niveau est optionnelle à la saisie d’une action de bénévolat. Si aucun niveau n’est défini pour l’association, ce champ est masqué.
Cette partie vous permet de les lister, ajouter, modifier et supprimer un niveau.
Projets
Les projets peuvent être utilisés pour caractériser également et si besoin une action de bénévolat. Ils peuvent représenter une action de l’association sur une durée déterminée par exemple. La sélection d’un projet est optionnelle à la saisie d’une action de bénévolat. Si aucun projet n’est défini pour l’association, ce champ est masqué.
Cette partie vous permet de les lister, ajouter, modifier et supprimer un projet.
Rôles
Les rôles définissent les permissions d’un membre. Ces permissions sont, par ordre d’importance croissante :
- Lister les membres : permet de voir la liste des membres de l’association ;
- Gérer les catégories de bénévolat / les niveaux de bénévolat / les projets : permet d’ajouter, modifier et supprimer ces données pour l’association ;
- Gérer les actions de bénévolat : permet de valider, ajouter, modifier et supprimer les actions de bénévolat pour l’association ;
- Gérer les membres : permet de valider, modifier et supprimer les membres de l’association ;
- Gérer les rôles : permet d’ajouter, modifier et supprimer les rôles de l’association avec leurs permissions ;
- Gérer l’association : permet une gestion de toutes les données de l’association, y compris sa suppression.
Le rôle « par défaut » est celui qui sera associé à un membre lorsque qu’il ou elle rejoint l’association, il ne peut y en avoir qu’un.
Cette partie vous permet de les lister, ajouter, modifier et supprimer un rôle. Pour l’associer à un membre, il vous faudra aller dans la partie Membres.
Paramètres
Cette partie vous permet de modifier les informations et la configuration de l’association.
Vous pourrez également, tout en bas, choisir de la supprimer de l’instance. Cette action est irréversible et supprimera toutes les données associées (catégories et niveaux de bénévolat, projets, rôles, membres et membres anonymes, et actions de bénévolat).