Guide d’utilisation

Accéder à l'application

Pour accèder à Bénévalibre, il est indispensable d’avoir un compte utilisateur. Si vous n’en avez pas, vous pouvez en créer un en suivant le lien Créer mon compte… sur la page de connexion. Un courriel vous sera envoyé à l’adresse indiquée et contiendra un lien nécessaire à l’activation de votre compte.

Si vous avez oublié votre mot de passe, il est possible d’en définir un nouveau. Pour cela, lorsque vous êtes sur la page de connexion, cliquez sur le lien Mot de passe oublié ?. Votre adresse mail vous sera demandée, entrez celle qui est définie pour votre compte utilisateur. Si celle-ci est correcte, vous recevrez alors un courriel vous expliquant la procédure à suivre pour définir votre nouveau mot de passe.

Gérer mon profil

L’accès à la gestion du profil se fait depuis le menu en haut à droite.

Les seuls éléments strictement nécessaires au fonctionnement de Bénévalibre sont une adresse courriel valide, ainsi qu’un des trois éléments suivants :

• nom,
• prénom,
• pseudonyme.

L’adresse courriel est utilisée pour l’authentification.

Vous pouvez également ajouter un avatar à votre profil. Si vous n’en fournissez pas, un avatar par défaut sera créé.

Les éléments renseignés seront visibles des personnes avec lesquelles vous interagirez via l’application.

Voir et enregistrer une association

Introduction

Les associations sont au cœur du logiciel Bénévalibre. Elles sont définies par :

• un nom ;
• une description ;
• un logo ;
• un champ d’activité;

Elles peuvent être « cachée », dans ce cas elles n’apparaissent pas dans la liste publique.

Elles peuvent modérer l’engagement bénévole, dans ce cas les bénévoles souhaitant s’engager pour l’association doivent chacun⋅e⋅s être approuvé⋅e⋅s.

Elles peuvent modérer la saisie des actions de bénévolat, dans ce cas chaque action de bénévolat déclarée doit être approuvée, sauf si celui-ci a été saisi par un⋅e bénévole privilégié⋅e.

Elles peuvent indiquer ou non un pays et un code postal, si elles salarient une ou plusieurs personne⋅s, ainsi qu’une estimation de leurs ressources financières annuelles.

Les champs d’activité servent à catégorier les associations. Ce sont des informations utiles à fins de statistiques inter-associatives.

Liste des associations

La page « Liste des associations » vous permet de voir les associations enregistrées et visibles publiquement au sein de l’application. En cliquant sur l’une d’entre elle, vous accéderez à ses détails.

Il est également possible à partir de cette page d’enregistrer une association.

Vous pouvez accéder à cette page depuis le menu principal ou depuis la page d’accueil si vous n’êtes pas connecté⋅e.

Enregistrer une association

Créer une association nécessite de remplir le formulaire idoine.

Si une association existe déjà sous le même nom, un avertissement sera levé. Il est néanmoins possible de forcer l’avertissement en re-validant le formulaire.

Si l’instance de Bénévalibre modère les inscriptions d’association :

• les administrateurs de la plateforme seront prévenus pour donner suite ;
• vous serez redirigé vers l’accueil.

Autrement :

• l’association est créée immédiatement ;
• vous êtes redirigés vers la page de présentation de l’association.

Dans tous les cas :

• les rôles par défaut sont créés et attachés à l’association ;
• les catégories par défaut sont créées et attachées à l’association ;
• les niveaux par défaut sont créées et attachées à l’association ;
• l’utilisateur à l’origine de l’enregistrement de l’association devient dirigeant de l’association.

S'engager auprès d'une association

L’engagement

Pour s’engager comme bénévole auprès d’une association, il suffit de choisir l’association concernée et de clicker sur Rejoindre.

• Si l’association modère l’engagement bénévole, les modérateurs seront informés afin de donner suite.
• Autrement, la demande prend effet tout de suite.

Vous deviendrez ainsi bénévole pour l’association choisie. Celle-ci apparaîtra dans votre tableau de bord et vous pourrez saisir des actions de bénévolat pour l’association concernée.

Vous êtes ensuite orienté vers votre tableau de bord.

Tableau de bord

Votre tableau de bord liste vos engagements associatifs. C’est à partir d’ici que vous pouvez lister ou saisir des actions de bénévolat pour chaque association.

Il est également possible à partir de cette page d'enregistrer une association.

En fonction de vôtre rôle dans l’association, il est possible également que des éléments en instance de modération vous soient présentés. Voyez la section « Modérer les demandes en attente » pour plus de détails.

Gérer une association

Dans le contexte d’une association donnée, un menu de gestion apparaît si votre rôle vous permet de gérer l’association.

Gestion des bénévoles

Les bénévoles sont « engagé⋅e⋅s » dans l’association par le biais d’un rôle. Par conséquent l’ajout ou le retrait d’un⋅e bénévole à une association n’affecte pas directement le compte de la personne ; cela n’affecte que l’engagement qui lie l’association au compte.

Gestion des actions de bénévolat

Les actions de bénévolat sont au cœur du logiciel Bénévalibre. Elles sont attachées :

• à un⋅e bénévole ;
• à une association ;
• à un éventuel projet ;
• à un éventuel niveau de bénévolat ;
• à une catégorie.

Elles ont pour attribut un titre, une éventuelle description, une durée de bénévolat et/ou la distance si l’action de bénévolat implique un déplacement.

Elles comportent également une date d’exécution. Dans l’hypothèse où l’exécution s’est étalée dans le temps, on peut définir une période d’exécution en reseignant une date de fin d’exécution.

Export des actions de bénévolat

Il est possible d’exporter les données d’activité de votre association. En se rendant dans « Gérer les bénévolats », un menu s’ajoute au haut de l’écran, intitulé « Exporter les données ».

Trois formats sont proposés :

• format tableur pour LibreOffice (fichier .ods)
• format CSV à importer dans un tableur (fichier .csv)
• format JSON pour les développeur·euses / outils spécialisés (fichier .json)

Le format ODS pour LibreOffice est le plus recommandé.

Pour importer dans Microsoft Excel, la procédure à suivre est un peu alambiquée : il faut télécharger le fichier CSV sur votre ordinateur, se souvenir de l’endroit où il est sauvegardé, puis lancer Excel indépendamment (depuis le menu principal de votre ordinateur, et pas en cliquant sur le fichier). Une fois Excel lancé à vide, il faut aller dans l’onglet « Données », puis dans la section « Données externes » et cliquer sur « Fichier texte ». Une boite de dialogue vous demandera d’aller cherche le fichier CSV. Excel va alors vous proposer des options d’importation et un aperçu du résultat. Il faut choisir « Séparateur : virgule » et valider. Une fois vos données importées, nous vous conseillons de sauvegarder le résultat au format Excel (fichier .xlsx) pour toute manipulation ultérieure.

Mais nous vous conseillons fortement de plutôt installer LibreOffice pour manipuler ce genre de fichiers.

Gestion des niveaux

Les niveaux de bénévolat permettent pour ceux qui souhaitent de caractériser le niveau d’expertise que l’action mobilise. C’est utile par exemple pour les associations qui souhaitent moduler la valorisation en fonction de niveaux d’expertise différents.

• Par défaut, si aucun niveau n’existe, ce champ est masqué aux bénévoles.
• La saisie de ce champ par les bénévoles est optionnelle.

Gestion des projets

Les projets permettent pour ceux qui souhaitent de ventiler l’activité de l’association sur différents projets, qui vont typiquement durer longtemps et mobiliser des actions dans différentes catégories.

• Par défaut, si aucun projet n’existe, ce champ est masqué aux bénévoles.
• La saisie de ce champ par les bénévoles est optionnelle.

Gestion des catégories

Les catégories servent à qualifier les actions, par nature. Afin de rendre possible des statistiques inter-associatives, elles sont chacune attachées à une « catégorie d’instance ». Ainsi, chaque association peut personnaliser sa liste de catégories.

• La saisie de ce champ par les bénévoles est obligatoire.

Gestion des rôles

Les rôles définissent les permissions dont jouit chaque bénévole. Ces permissions sont, par ordre d’importance croissante :

• Liste les utilisat⋅eurs⋅rices : donne au bénévole la possibilité de voir qui sont les autres bénévoles engagés dans l’association.
• Délègue ses permissions : donne au bénévole la possibilité de gérer les rôles des bénévoles et de transférer son rôle aux autres bénévoles. Ce rôle implique de lister les autres bénévoles engagés dans l’association.
• Gère le bénévolat : donne au bénévole la possibilité de modérer, saisir, corriger ou effacer le bénévolat des autres bénévoles. Ce rôle implique de lister les autres bénévoles engagés dans l’association.
• Gère les niveaux, projets, catégories : donne respectivement au bénévole la capacité de gérer respectivement les niveaux, les projets et les catégories.
• Gère les rôles : donne au bénévole la capacité de gérer les rôles. Ce rôle permet un accès total à tous les rôles de l’association.
• Gère l’association : donne au bénévole la capacité de gérer la totalité des attributs de l’association.

Le « rôle par défaut » est le rôle associé aux bénévoles lorsque ceux-ci rejoignent l’association.

Statistiques d’association

Cette page permet aux utilisateurs munis de droits d’administration des bénévolats, pour une association donnée, d’avoir accès à des statistiques la concernant, telles que le nombre de bénévoles au total.

Y sont visibles également des statistiques concernant le nombre d’actes de bénévolat saisis, la durée et la distance totale que cela représente, année par année. Mais aussi la répartition des catégories de bénévolats, ainsi que celle des projets et niveaux de bénévolat des associations.

Cette page n’est visible que par les comptes disposant des droits d’administration des bénévolats pour l’association concernée. Tout utilisateur ne disposant pas de ces droits verra une page d’erreur, et les utilisateurs non connectés seront redirigés vers le formulaire de connexion.

Modifier l’association

Il est possible à tout moment de mettre à jour la description de l’association :

• som nom, sa description, son site web, etc. ;
• son logo ;
• sa visibilité ;
• ses paramètres de modération ;
• ses données statistiques.

Ces dernière données sont anonymes et ne seront utilisées dans un but de recherche et de compréhension du monde associatif.

Supprimer l’association

Vous pouvez supprimer une association ainsi :

• Gérer puis Modifier l’association ;
• se rendre en bas à gauche du formulaire ;
• cliquer sur le bouton Supprimer.

Un formulaire de confirmation vous sera proposé.

La suppression de l’association est irréversible et entraine :

• la suppression de l’ensemble des paramêtres associés (rôles, catégories, niveaux, projets) ;
• la disparition dans les statistiques de l’association ;
• la suppression de l’ensemble des engagements bénévoles associés ;
• le masquage aux bénévoles de l’ensemble des contributions associées ;
• la conservation dans les statistiques de l’ensemble des contributions associées.

Modérer les demandes en attente

Modération des engagements bénévoles

Un⋅e bénévole privilégié⋅e d’une association peut modérer les demandes de d’engagement bénévole via son tableau de bord.

Pour donner suite à la modération, il suffit de suivre le lien Donner suite qui vous amène à éditer la demande. Par défaut, la demande d’engagement cible le rôle « bénévole », mais vous pouvez à ce stade modifier si nécessaire le rôle du bénévole et/ou valider la demande en validant le formulaire. Sinon vous pouvez rejeter l’enregistrement en effaçant la demande d’engagement.

Modération des saisies d’actions de bénévolat

Un⋅e bénévole privilégié⋅e d’une association peut modérer les demandes de saisie d’actions de bénévolat via son tableau de bord.

Pour donner suite à la modération, il suffit de suivre le lien Donner suite qui vous amène à éditer la saisie. Vous pouvez alors corriger et/ou valider la saisie en validant le formulaire, sinon rejeter l’enregistrement en effaçant la saisie.